Atualmente, muitas empresas ainda lutam para implementar uma boa gestão documental, o que pode levar a perdas de tempo, recursos e oportunidades.
Neste artigo, exploraremos os conceitos básicos relacionados à organização operacional e forneceremos dicas práticas para ajudá-lo a dar os primeiros passos nessa jornada.
O que é gestão documental e por que é importante?
A gestão documental é uma parte essencial de operações de alta complexidade, negócios imobiliários e escritórios de advocacia. A capacidade de organizar, armazenar e acessar documentos de forma rápida e eficiente é fundamental para o funcionamento suave dos processos internos, a tomada de decisões informadas e o cumprimento das regulamentações legais. No entanto, muitas empresas e escritórios ainda lutam para implementar uma gestão eficiente nessas áreas específicas, o que pode levar a perdas de tempo, recursos e oportunidades.
Gestão Documental para operações empresariais
Para operações de alta complexidade, como fusões e aquisições (M&A) e parcerias corporativas, o controle dos processos é ainda mais crucial. Essas operações envolvem uma grande quantidade de documentos e informações sensíveis, que devem ser acessados e analisados de forma rápida e precisa para identificar riscos e oportunidades. Portanto, ter uma visão ampla dos procedimentos ajudará a garantir que todos os documentos relevantes estejam disponíveis no momento certo, facilitando a tomada de decisões estratégicas e minimizando possíveis problemas futuros.
Gestão Documental para imobiliárias
No caso de negócios imobiliários, o controle informações é essencial para garantir a segurança jurídica das transações. A compra, venda ou locação de propriedades envolve uma série de documentos, como escrituras, certidões, contratos e registros, que precisam ser solicitados, organizados e acessados de forma ágil. Com uma gestão documental eficiente, os profissionais imobiliários podem garantir que todos os dados estejam em ordem e atualizados, evitando problemas legais e agilizando o processo de negociação.
Gestão Documental para escritórios de advocacia
Já nos escritórios de advocacia, é sempre fundamental para garantir a organização e segurança das informações dos clientes. Os advogados que lidar com uma grande quantidade de documentos legais, como processos judiciais, contratos, petições e pareceres, que precisam ser organizados e acessados de forma rápida e precisa. Com uma plataforma de gestão, os escritórios de advocacia podem aumentar sua produtividade, reduzir o tempo gasto na busca por informações e garantir a confidencialidade e segurança das informações dos clientes.
Pensando nisso, a MaisDOC desenvolveu 5 passos na jornada para uma gestão documental eficiente:
1. Organize seus documentos
Crie uma estrutura de pastas lógica para armazenar seus documentos digitais. Categorize-os por tipo, data ou assunto para facilitar a busca e recuperação posterior. Evite acumular arquivos desnecessários ou duplicados para manter seu sistema organizado e fácil de usar.
2. Utilize um software de gestão documental
Um software de gestão documental pode simplificar todo o processo. Escolha uma ferramenta que atenda às necessidades específicas do seu negócio e ofereça recursos como pesquisa avançada, controle de versões e permissões de acesso.
3. Estabeleça políticas de gestão de documentos
Defina diretrizes claras para a criação, organização, retenção e descarte de documentos. Estabelecer políticas de gestão de documentos garantirá que todos os funcionários saibam como lidar adequadamente com a documentação e seguir os padrões da empresa.
4. Treine sua equipe
O sucesso de uma gestão documental eficiente depende do comprometimento de toda a equipe. Forneça treinamento adequado para garantir que todos os funcionários saibam como usar o sistema de gestão documental e sigam as políticas estabelecidas.
5. Faça backup regularmente
Assegure-se de fazer backups regulares de seus documentos importantes. Isso ajudará a proteger suas informações contra perdas inesperadas devido a falhas técnicas, ataques cibernéticos ou desastres naturais.
Conclusão
Ao seguir os passos mencionados acima e investir em um software de gestão documental adequado, você estará dando os primeiros passos para uma gestão documental eficiente. Com o tempo, essa prática se tornará uma parte integrante da cultura organizacional, trazendo benefícios significativos para a empresa, seus colaboradores e clientes.
Com a MaisDOC, você terá acesso a uma plataforma inteligente, que permite a organização eficiente de documentos, criação de pastas personalizadas e busca rápida de informações. Nossa ferramenta utiliza tecnologia de ponta, incluindo inteligência artificial, para pré-analisar documentos, identificar riscos e oportunidades, garantindo embasamento técnico e confiabilidade em suas operações. Não perca mais tempo e dê os seus primeiros passos clicando aqui.
